Klauzula informacyjna RODO

Zgodnie z art. 13 i art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”) Cartrag Sp. z o.o. informuje o zasadach przetwarzania danych osobowych osób, których dane są przetwarzane w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

Cartrag Sp. z o.o.
ul. Żeromskiego 32
81-369 Gdynia
NIP: 586-001-15-66
KRS: 0000014213

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych.

2. Kogo dotyczy niniejsza Klauzula

Niniejsza Klauzula dotyczy osób, których dane osobowe są przetwarzane przez Cartrag w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, w szczególności:

• klientów i potencjalnych klientów,
• osób reprezentujących klientów i potencjalnych klientów,
• pracowników i współpracowników kontrahentów,
• dostawców i usługodawców,
• przewoźników i podwykonawców realizujących transport,
• agentów portowych,
• spedytorów i operatorów logistycznych,
• zagranicznych agentów i partnerów logistycznych,
• osób kontaktowych uczestniczących w realizacji zleceń transportowych i spedycyjnych,
• innych osób, których dane są niezbędne do prowadzenia relacji biznesowych lub realizacji zadań Cartrag.

Niniejsza Klauzula dotyczy przetwarzania danych w ramach relacji biznesowych i operacyjnych. Zasady przetwarzania danych osób korzystających ze strony internetowej oraz kontaktujących się za jej pośrednictwem określa odrębna Polityka prywatności i cookies.

3. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od rodzaju relacji Cartrag może przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko,
• służbowy adres poczty elektronicznej,
• numer telefonu,
• stanowisko lub pełnioną funkcję,
• nazwę i dane przedsiębiorstwa, z którym osoba jest związana,
• dane zawarte w korespondencji,
• dane zawarte w dokumentacji związanej z realizacją zleceń,
• dane dotyczące zamówień i zleceń, jeżeli w konkretnych okolicznościach pozwalają na identyfikację osoby fizycznej,
• inne dane niezbędne do realizacji określonego celu przetwarzania.

Informacje dotyczące przedsiębiorstwa, transportu lub ładunku, takie jak nazwa firmy, kierunek transportu, rodzaj ładunku, jego wymiary i masa, numer kontenera czy numer zlecenia, nie stanowią automatycznie danych osobowych. Mogą jednak stanowić dane osobowe, jeżeli w konkretnych okolicznościach można je powiązać ze zidentyfikowaną lub możliwą do zidentyfikowania osobą fizyczną.

W przypadku przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą dane dotyczące działalności mogą w określonych sytuacjach stanowić dane osobowe. Ocena następuje z uwzględnieniem konkretnego zakresu i sposobu wykorzystania danych.

4. Źródło danych

Dane osobowe mogą być pozyskiwane:

• bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą,
• od jej pracodawcy lub podmiotu, który reprezentuje,
• od kontrahenta lub innego partnera biznesowego,
• od przewoźnika, agenta, operatora logistycznego lub innego podmiotu uczestniczącego w realizacji zlecenia,
• z dokumentów i korespondencji związanych z realizacją usług,
• z publicznie dostępnych źródeł, jeżeli jest to uzasadnione prowadzoną działalnością.

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe są przetwarzane w zależności od rodzaju relacji i celu, w szczególności w celu:

a) Obsługi zapytań i kontaktów biznesowych

Dane mogą być przetwarzane w celu obsługi zapytania, prowadzenia korespondencji, przygotowania odpowiedzi lub oferty oraz podjęcia działań zmierzających do zawarcia umowy.

Podstawą prawną może być art. 6 ust. 1 lit. b RODO - jeżeli działania podejmowane są na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy - albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jeżeli kontakt dotyczy osoby reprezentującej przedsiębiorstwo lub innej osoby uczestniczącej w relacji biznesowej.

b) Zawarcia i wykonania umowy

Dane są przetwarzane w celu zawarcia i wykonania umów oraz realizacji związanych z nimi czynności.

Podstawą prawną może być:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO - jeżeli osoba, której dane dotyczą, jest stroną umowy,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO - jeżeli dane dotyczą osoby reprezentującej kontrahenta lub osoby kontaktowej uczestniczącej w realizacji umowy.

c) Organizacji i realizacji usług spedycyjnych i transportowych

Dane mogą być przetwarzane w celu organizacji i realizacji transportu, spedycji, obsługi zleceń, komunikacji z przewoźnikami, agentami, operatorami logistycznymi, terminalami i innymi podmiotami uczestniczącymi w realizacji usługi.

Podstawą prawną może być art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. f RODO, zależnie od charakteru konkretnej relacji.

d) Wypełniania obowiązków prawnych

Dane mogą być przetwarzane w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

e) Dochodzenia i obrony przed roszczeniami

Dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

f) Zapewnienia bezpieczeństwa i organizacji działalności

Dane mogą być przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa informacji, ochrony mienia, organizacji pracy, zapobiegania nadużyciom oraz ochrony prawnie uzasadnionych interesów Cartrag.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Zgoda nie jest podstawą przetwarzania danych, jeżeli dla danego celu znajduje zastosowanie inna przesłanka legalizująca określona w art. 6 ust. 1 RODO.

6. Odbiorcy danych

W związku z prowadzoną działalnością dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom uczestniczącym w realizacji określonych celów, w szczególności:

• przewoźnikom i podwykonawcom realizującym transport,
• agentom portowym,
• spedytorom i operatorom logistycznym,
• partnerom logistycznym,
• zagranicznym agentom i partnerom uczestniczącym w realizacji transportu,
• terminalom i innym podmiotom uczestniczącym w obsłudze przesyłek,
• dostawcom usług IT i systemów informatycznych,
• dostawcom poczty elektronicznej i infrastruktury teleinformatycznej,
• podmiotom świadczącym usługi księgowe i administracyjne,
• ubezpieczycielom,
• doradcom prawnym, podatkowym i innym profesjonalnym doradcom,
• operatorom pocztowym i firmom kurierskim,
• organom publicznym i innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

W ramach prowadzonej działalności Cartrag korzysta w szczególności z systemów i usług takich jak Microsoft 365, InsERT nexo PRO oraz usług ubezpieczeniowych Allianz, w zakresie odpowiednim do realizowanych procesów.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z realizacją międzynarodowych usług spedycyjnych i transportowych dane osób kontaktowych mogą być przekazywane lub udostępniane podmiotom znajdującym się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności partnerom, agentom, przewoźnikom lub innym podmiotom uczestniczącym w realizacji transportów w takich regionach jak Chiny i Indie.

W przypadku przekazywania danych poza EOG Cartrag stosuje odpowiednie mechanizmy przewidziane w rozdziale V RODO, jeżeli są one wymagane w konkretnym przypadku.

Zakres przekazywanych danych jest ograniczany do danych niezbędnych do realizacji określonego celu.

8. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały pozyskane, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.

W przypadku dokumentacji związanej ze spedycją dane są przechowywane przez okres wynikający z obowiązujących przepisów i obowiązków dotyczących dokumentacji, przy czym w zakresie wskazanym przez Cartrag dokumentacja spedycyjna jest przechowywana przez 5 lat.

Dane związane z zawartymi umowami mogą być przechowywane przez okres niezbędny do ich realizacji oraz przez okres wymagany przepisami prawa lub uzasadniony możliwością dochodzenia albo obrony przed roszczeniami.

Dane osób kontaktowych reprezentujących kontrahentów mogą być przechowywane tak długo, jak długo jest to uzasadnione istniejącą relacją biznesową, a następnie przez okres niezbędny do realizacji obowiązków prawnych oraz ochrony uzasadnionych interesów Administratora.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje - w zakresie przewidzianym przez RODO - prawo do:

• dostępu do swoich danych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych, jeżeli spełnione są przesłanki przewidziane w RODO,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, jeżeli podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. e lub f RODO,
• wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.

Realizacja poszczególnych praw może być ograniczona, jeżeli wynika to z przepisów prawa lub charakteru konkretnego przetwarzania.

10. Prawo wniesienia skargi

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Cartrag nie wykorzystuje danych osobowych do podejmowania wobec osób decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływających wyłącznie w wyniku zautomatyzowanego przetwarzania.

Dane nie są poddawane profilowaniu, które prowadziłoby do podejmowania takich decyzji.

12. Bezpieczeństwo danych

Cartrag stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed przypadkowym lub bezprawnym zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem.

Środki bezpieczeństwa są dostosowywane do charakteru, zakresu i ryzyka związanego z przetwarzaniem danych.

13. Aktualizacja Klauzuli

Niniejsza Klauzula może być aktualizowana w przypadku zmian sposobu przetwarzania danych, organizacji działalności Cartrag lub obowiązujących przepisów prawa.

Aktualna wersja Klauzuli jest udostępniana w sposób umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

14. Kontakt

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można skontaktować się z:

Cartrag Sp. z o.o.
ul. Żeromskiego 32
81-369 Gdynia
NIP: 586-001-15-66
KRS: 0000014213